▶ 클레임 청구절차

건설공사계약은 정도의 차이는 있지만 클레임 관련 규정을 두고 있는 것이 일반적이다. 따라서 시공자는 무엇보다도 먼저, 계약규정이 정하고 있는 클레임 관련 규정들을 면밀하게 검토하여 그 규정들이 지니고 있는 제한조건들을 정확하게 파악하고 준수함으로써 계약에 의해 주어진 권리가 침해당하는 일이 없도록 해야 한다. 일반적으로 클레임 청구를 위한 절차는 다음과 같다.

FIRST. 클레임 사안에 대한 사전 평가

계약의 이행중 유무형의 손실이 발생한 경우에는 모두 클레임 사유가 된다. 단순한 시정요구는 클레임이라고 할 수 없으나, 향후 클레임을 위한 결정적인 근거가 되므로 상대방의 계약 위반사항에 대하여는 손실여부와 관계없이 통보함이 필수적이다. 이 단계에서는 다음 사항들이 객관적으로 검토되고 분석되어야 한다.

① 계약규정하에서 보상이 가능한 사안인지의 여부
② 클레임의 성격 결정 (공기 연장 클레임, 비용 보상 클레임,혹은 양자 모두)
③ 사안별 클레임 추진 가능성 및 타당성 검토
(사안에 대한 개략적인 증명과정에서 클레임을 통해 얻을 수 있는 득과 실을 비교해 봄으로써 클 레임 추진 결정)
④ 가능한 공기연장 혹은 보상 금액의 개략 산출

SECOND. 근거 자료의 추적작업

클레임의 성패는 해당 사안의 증빙 여부에 달려 있으므로 적합·타당한 서류 추적 및 관련 당사자들(현장직원, 작업반장 등)과의 면담 등을 통하여 근거를 확보 하여야 한다. 간단 명료한 클레임이라고 하여 증빙을 소홀하게 하면 기각될 우려가 있다. 즉, 보완 자료(backup data)를 면밀히 준비하여 상대방에게 관심을 보여야 하며, 이 경우에 클레임은 성공적으로 처리될 수 있다. 보완자료는 클레임
사유에 직접 관련되는 것과 그 외의 아래와 같은 보조자료가 있다. 이 자료는 클레임의 권위를 더하는 한편, 상대방으로 하여금 자료에 대하여 신뢰하도록 해줄 수 있다.

① 공인회계사 의견서 (CPA audit reports)

공인회계사(CPA) 의견서는 클레임에서뿐만 아니라 소송절차에서 활용되기도 한다. 경우에 따라서 는 발주처에서 직접 제3의 공인회계사들에게 금액 산출의 적정성 여부를 검증토록 의뢰하기도 함.

② 전문가 보고서(specialist reports)

전문가 보고서는 전기·기계 등 특수 설비 분야의 클레임에서는 결정적인 자료가 된다. 예를 들면 제 조업자의 기술적 해석이라면 자료를 부인할수 없을 것이다. 이 경우에 변호사의 의견을 첨부라는 클 레임은 권장할만한 것이 아니다. 클레임은 기술적 또는 비용면에서의 검토를 전제로 한 것이기 때문 이다. 그러나 클레임의 법적(또는 계약적) 근거, 상대방의 행위 또는 미행위, 제출자의 종전 통보사 항 등은 상세히 명시하여야 한다.

THIRD. 자료분석작업

추적·수집된 각종 자료들을 사전 평가단계에서 결정한 추진방법에 따라 분석하여, 보상에 대한 시공자의 권리가 적절하고도 타당한 것임을 증명하여야 한다. 이때 사안이나 대상 자료의 특성 등에 따라서 다양한 분석방법들이 사용될 수 있다.

FOURTH. 클레임 제기 근거 마련

위에서 분석된 자료들을 토대로 클레임에 대한 시공자의 권리가 계약 혹은 법적으로나 사실적으로 타당한 것임을 입증하는 부분으로서 클레임을 구성하는두 가지 요소 ― 책임(liability)과 손실량(quantum) ― 중책임에 대한 입증부분 이다.

FIFTH. 비용산출

일단 책임 소재가 규명되면, 시공자는 그에 따른 비용보상의 권리를 갖게 되므로 비용을 산출하는 방법은 시공자의 원가관리방식이나 사안의 특성에 따라 다양하게 적용될 수 있다.

SIXTH. 클레임 서류의 완성 및 제출

클레임 서류는 발주자나 감리자의 검토가 용이하도록 구성되어야 하므로 국가별, 공사별, 사안별 특성 및 발주자나 감리자의 기호에 따라서 여러 방법으로 작성되어질 수 있으나 일반적으로는 피라미드 형태의 구성이 바람직하다. 클레임 서류는 간결하고 압축적이어야 하며, 일반적으로 다음과 같은 형식으로 구성하는 것이 바람직하다.

① 요약(summary)
② 공사개요(project background)
③ 클레임 설명(explanation)
④ 현안 문제의 분석(issue Analysis)
⑤ 공정 분석(schedule analysis)
⑥ 손실 분석(damages analysis) - 직접비 및 간접비
⑦ 증빙(관련 문서 및 자료)